Como responsable de un equipo ¿sientes que las herramientas que usáis para organizaros os desorganizan?

La gente que compone tu equipo, ¿se encuentran a menudo desbordadas por la cantidad de tareas, correo electrónicos y reuniones?

¿Sienten frustración por no ir cerrando temas?

Y tú como responsable, ¿no encuentras la manera de aumentar la motivación y la satisfacción?

Tu organización forma parte de una sociedad compleja en el que se multiplican las interacciones y los compromisos.

Y el hecho es que las horas de las que disponéis parecen insuficientes para cubrir todo.

Es el momento de plantearse nuevas estrategias.

Esta historia basada en hechos reales te puede resultar familiar.

Ha llegado el gran día.  Las personas del departamento del cual eres responsable van entrando al aula virtual. Saludan y saludas.

Atrás quedan meses de análisis de opciones, de evaluación de algunas, de integración tecnológica con los sistemas de la organización.

Has participado en todas las fases, con el respaldo de personal especializado.

Mientras se espera un tiempo de cortesía en la pantalla se ve:

«Herramientas para la Organización y Gestión del Tiempo».

Solo se han incorporado 20 personas. Faltan 4. Algo les habrá pasado, pero esta formación era prioritaria. Y ninguna te ha escrito para justificar la ausencia. Respiras e intentas tranquilizarte. Como la sesión y la lista de participantes se graba luego comprobarás quien no ha venido.

Y comienzas a hablar, has preparado mucho el comienzo:

«Buenos días. -El tiempo es gratis, no tiene precio. No puedes poseerlo, pero puedes usarlo. No puedes quedártelo, pero puede gastarlo. Una vez que lo hayas perdido, nunca podrás recuperarlo-. Me gustaría que estas palabras fueran mías, pero son de Harvey Mackay, empresario estadounidense, conferenciante y autor de varios libros superventas del New York Times»

En las caras que puedes ver en la pantalla compruebas reacciones positivas.

Sigues hablando con soltura. Con la confianza que te da el trabajo previo realizado. Además, es un tema que te motiva por los problemas de gestión del tiempo que te has encontrado en tu vida profesional y laboral.

Terminas. Sientes que ha sido un éxito. Toca el turno de preguntas.

Una de las personas asistentes levanta la mano en la pantalla. Es una mujer colaboradora. No la conoces bien, pero cuando la has pedido opinión en algunos temas, ha respondido de manera diligente. Le cedes la palabra y comienza a hablar:

«Esto es inútil, una perdida de tiempo. No sirve para nada»

Estás a punto de estallar, te controlas porque sabes que se está grabando la sesión.

Te relajas, gracias al dineral que te has gastado en talleres de mindfulness, y preguntas:

«¿Podrías especificar un poco más lo que comentas?»

Ella responde:

«Ahora escribiremos todo dos veces. Además no podremos ver lo otros equipos que sean de interés»

Y recuerdas su perfil y para suavizar el tema le lanzas una pregunta afirmativa:

«Perteneces al Servicio de Atención al Cliente. ¿Es así?

Ella contesta:

«Sí, y en la herramienta que usamos ya tenemos que meter la mayor parte de la información que nos pedís ahora. Además, estamos sectorizados. Y aunque seamos independientes, necesitamos una visión global del cliente»

Te paras a pensar y te das cuenta de que tiene razón. Con esfuerzo porque supone tragar un poco de orgullo propio propones organizar un equipo para ajustar y orientar mejor la solución.

Comentas que las personas que estén interesadas te manden un correo.

Poco después de terminar la presentación, la responsable de la mujer que intervino al final, se disculpa por las formas que tuvo. ¿Por que no se disculpa ella misma, la boicoteadora? ¿Qué dinámicas hemos ido arrastrando e imponiendo que provoca estos arrebatos de ira y salidas de tono en el personal?

Te escriben cuatro personas entre ellas la «conflictiva» y las convocas a una reunión. Comenzáis a trabajar y surgen temas interesantes.

Hablas con el equipo técnico para ver las posibilidades de adaptación a los nuevos requisitos. Ven que es posible usar algunas herramientas que sincronicen.

Otros puntos no son viables de manera directa, pero se podrán simular. Por ejemplo, añadir campos personalizados a las tareas. Usaréis plantillas de tareas que tengas los campos personalizados como subtareas.

Convocas a una nueva presentación de la herramienta. Para comenzar juegas con el chiste de repetir la primera cita porque no sabes otra. La gente sonríe. Además, hay 22 asistentes, solo faltan 2 que te han escrito que no podían.

En la presentación te sientes más a gusto, porque enfatizas lo que has aprendido de tu personal.

Acaba tu discurso y comienza el turno de preguntas.

Levanta la mano la misma mujer, la boicoteadora de la primera sesión. Te aprietas las manos, que no se ven en la cámara, y mantienes las formas con una sonrisa falsa

Piensas «¿Qué querrá ahora esta mujer?»

Ella habla:

«Lo primero disculparme por las formas de mi anterior intervención. Ante la propuesta de la formación inicial, cuatro personas hemos participado en la adaptación. He de reconocer que se ha escuchado y contemplado todo lo dicho. Muchas gracias»

Estás a punto de botar de alegría en la silla, pero te recuerdas que se está grabando, y tus saltos podrían salir en el próximo «Viernes Casual» de la Intranet. Sin embargo, no puedes evitar una sonrisa tonta de alivio. El mindfulness no da para tanto. Y te despides:

«Gracias a vosotras por la participación. Contáis con todo mi apoyo cuando empecéis a usar las estrategias y las herramientas. Mi objetivo como responsable del departamento, es que trabajemos mejor, con más tranquilidad, sabiendo lo que toca hacer en cada momento, asumiendo y delegando tareas y compartiendo el valioso conocimiento que tenemos»

No habías preparado el final y lo has clavado. ¿Significará que has aprendido algo más de gestión o será un simple capricho de la emoción del momento? Eres consciente que habéis hecho un buen trabajo con el que todo tu personal se va a organizar y gestionar el tiempo mejor. Además, sabes que sois un piloto que se puede extender por toda la empresa.

La gente se va despidiendo. Y en el chat se escriben muchos mensajes de agradecimiento. Uno te toca de manera especial:

«Gracias por hacernos el trabajo más cómodo»

Tal vez ya has planteado iniciativas similares, y no han funcionado como esperabas, generando frustración en ti y en todo el equipo.

Y has aceptado convivir con ello.

Pero siempre es posible mejorar.

La clave está en analizar bien la situación, y elegir las herramientas de apoyo que más se adapten a la organización, a su infraestructura tecnológica y sobre todo a su cultura y negocio.

Si estas palabras te resuenan y necesitas apoyo en las fases de selección de herramientas o implantación, te animo a que contactes conmigo. Analizaremos juntos cuál es la situación y crearemos un plan que ayude a mejorar vuestra organización y gestión eficaz del tiempo.